各部门、各院（系）：
为了切实做好今年各类文件材料的立卷归档工作，确保我校在2015年各项工作中形成的文件材料完整、齐全的归档,提高案卷质量，现就有关事项通知如下：
一、立卷归档范围
（一）凡2015年元月1日至12月31日形成的对学校和社会有保存价值的各种载体的文件材料都要归档（对于跨年度的档案可以在活动结束后的下一年度归档）。各部门、各院（系）文件材料立卷归档的具体范围按照《南京中医药大学各类档案归档范围和保管期限》执行（南中医大办字【2014】1号）。
（二）立卷归档的文件材料包括纸质文件材料、电子文件材料和在学校重大活动中形成的照片、录音、录像以及各种奖状、证书、礼品、实物等。
二、立卷归档要求
（一）凡立卷归档的文件材料，各单位必须保证文件材料完整、齐全，以确保文件材料的准确性并能够全面反映本单位的工作情况。尤其是重大活动、重要会议、重点项目和重大创新、改革材料。
（二）各单位在文件材料立卷归档前应注意本单位处理、承办的上级来文和本单位起草、制发的相关文件及其附件的完整。譬如：1、上报材料。对于各单位上报的各类材料，不仅要将上报的红头文件留存归档，尤其要注意将附件及其他相关的申报材料以及上级的批文一并归档，以便日后查考利用。2、网上发布的电子公文。随着网络的发展，上级部门有时直接将下发文件的电子版挂在主页上，而不再寄送纸质文件，这种情况下很容易造成文件漏归。因此请各单位归档人员在收集归档文件材料时，一定要求相关领导和工作人员将网上发布（未下发纸质文件）的涉及学校工作的上级来文打印出来，说明情况，加盖本单位公章后归档，防止此类文件漏归。
（三）凡立卷归档的各类文件材料都应是原件，复印件及传真件等一般不能作为归档材料。重要文件材料的印章、签名等要素要完整，各类文件用纸、书写墨迹等要规范、标准，以确保文件材料的有效性。
（四）各归档单位兼职档案员必须依据收发文登记及本部门的职能，将收集齐全的文件材料进行初始鉴定和系统排列，通过初始鉴定，剔除无保存价值和重复的文件材料，并根据学校工作查考和国家积累历史文化财富的需要，对需归档的文件材料按照永久、长期、短期划分保管期限。在同一保管期限内，按问题结合时间、重要程度排列文件材料，会议文件、统计报表等成套性文件进行集中排列。
（五）各归档单位兼职档案员将本单位归档材料经过初步排列后，再经档案馆工作人员检查合格后，打印页号，通过档案管理系统录入档案案卷目录和文件卷内目录。在录入归档文件目录的同时，务必将其相应的电子文件全文（定稿）上传至档案管理系统，并在移交前核对是否与纸质文件一致。
三、归档时间：
由于学校新一轮全员聘任工作正在进行，部分人员存在着岗位变动等情况，因此为了保证文件材料的齐全和完整，请各部门、学院（系）抓紧对2015年需要归档的文件材料进行整理和交接。
希望各单位兼职档案人员按照档案馆的要求和具体安排，认真做好本单位各类文件材料的归档工作。对于归档中的疑难问题，可与档案馆工作人员联系。
附件：2016年南京中医药大学各部门（院、系）归档时间表.doc
南京中医药大学档案馆
2016年3月30日