各部门、各院（系）：
为了切实做好2012年各类文件材料立卷归档工作，确保我校在各项工作中形成的文件材料完整、齐全,提高归档案卷的质量，根据《南京中医药大学档案管理办法实施细则》的规定，现就有关事项通知如下：
一、立卷归档范围
（一）各单位文件材料立卷归档的具体范围按照《南京中医药大学各类档案归档范围和保管期限》执行（见校园网档案馆网页）。凡2011年元月1日至12月31日形成的对学校和社会有保存价值的各种载体的文件材料都要归档。
（二）立卷归档的文件材料包括纸质文件材料、电子文件材料和在学校重大活动中形成的照片、录音、录像以及各种奖状、证书、礼品、实物等。
二、立卷归档要求
（一）凡立卷归档的文件材料，各单位必须做到文件材料完整、齐全，以确保文件材料的准确性和全面反映单位工作情况。特别是重大活动、重要会议、重点项目和重大改革材料。
（二）各单位在文件材料立卷归档前应注意本单位处理、承办的上级来文和本单位起草、制发的相关文件及其附件，然后与本单位平时收集积累的其它文件材料一并立卷归档。譬如：
1、上报材料。对于各单位上报的各类材料，不仅要将上报的红头文件留存归档，尤其要注意将附件及其他相关的申报材料一并归档，以防给日后查考利用带来不便。
2、网上发布的电子公文。随着网络的发展，上级部门有时直接将下发文件的电子版挂在主页上，而不再寄送纸质文件，这种情况下很容易造成文件漏归。因此请各单位归档人员在收集归档文件材料时，一定要求相关领导和工作人员将网上发布（未下发纸质文件）的涉及学校工作的上级来文打印出来，说明情况，加盖本单位公章后归档，防止此类文件漏归。
（三）凡立卷归档的各类文件材料都应是原件，复印件及传真件等一般不能作为归档材料。重要文件材料的印章、签名等要素要完整，各类文件用纸、书写墨迹等要规范、标准，以确保文件材料的有效性。
（四）各归档单位兼职档案员必须依据收发文登记及本部门的职能，将收集齐全的文件材料进行初始鉴定和系统排列，通过初始鉴定，剔除无保存价值的文件材料，并根据学校工作查考和国家积累历史文化财富的需要，对需归档的文件材料按照永久、长期、短期划分保管期限。在同一保管期限内，按问题结合时间、重要程度排列文件材料，会议文件、统计报表等成套性文件进行集中排列。
（五）各归档单位兼职档案员将本单位归档材料经过初步排列后，再经档案馆工作人员检查合格后，打印页号，通过校园网进入“南大之星”档案管理系统录入档案案卷目录和文件卷内目录。在录入归档文件目录的同时，务必将其相应的电子文件全文（定稿）上传至档案管理系统，并在移交前核对是否与纸质文件一致。有电子文件全文及图像的必须同步上传。
三、归档时间：
（一）由于学校和各单位工作中形成的文件材料日渐增多，归档任务越来越繁重，近期档案馆与各单位进行了充分的沟通后排定了一个各单位归档时间表，具体时间安排见附件，请各单位要在规定的时间内按时完成立卷归档工作。
（二）由于各单位的兼职档案员平时工作较忙，归档工作时间紧任务重，还请各单位领导要高度重视本单位各类文件材料的归档工作，为兼职档案人员提供充分的条件和时间，并主动将自己工作中形成和收到的有保存价值的文件材料交本单位兼职档案人员归档，以便日后工作查考。
（三）根据《南京中医药大学档案管理办法实施细则》的有关规定，今年我馆拟对各单位归档工作任务完成情况进行总结评比，并报学校领导批准后，予以表彰。
希望各单位兼职档案人员按照档案馆的要求和具体安排，认真做好本单位各类文件材料的归档工作。对于归档中的疑难问题，可与档案馆工作人员联系，联系人：党政部门：徐俊老师，教学部门：汪红老师，科研部门：彭晓睛老师，学院（系）：路颖老师。联系电话：85811004。办公室：行政楼124、129室。
特此通知。
南京中医药大学档案馆
2012年2月22日
注： 请各单位兼职档案员来档案馆领取本单位2011年收发文目录及相关材料。
附一：2012年南京中医药大学各部门（院、系）归档时间表
附二：南京中医药大学卷内备考表
附件：2012年南京中医药大学各部门（院、系）归档时间表